Quais documentos são necessários para fazer um inventário?

Para fazer um inventário, é necessário reunir documentos da pessoa falecida, dos herdeiros e do cônjuge ou companheiro, além dos documentos que comprovem a existência e a titularidade dos bens, direitos e dívidas que integram a herança.

Não existe, porém, uma lista única de documentos aplicável a todos os inventários. As exigências dependem de quem são os herdeiros, dos bens deixados, do regime de bens, da existência de testamento e da realização do inventário pela via judicial ou extrajudicial.

Um patrimônio composto apenas por um imóvel e uma conta bancária, por exemplo, exige documentação diferente de uma herança que também contenha veículos, aplicações financeiras, imóveis rurais ou participações em empresas.

Por isso, antes de iniciar o procedimento, é importante identificar quem são os herdeiros, quais bens e direitos compõem o patrimônio e quais documentos serão necessários para o caso concreto.

A seguir, veja os principais documentos que podem ser necessários para fazer um inventário.

Quais são os documentos básicos para abrir um inventário?

De forma geral, a documentação pode ser dividida em três grupos:

• documentos da pessoa falecida;

• documentos dos herdeiros, cônjuge ou companheiro;

• documentos dos bens, direitos e dívidas deixados.

Também podem ser necessários documentos específicos relacionados a testamento, união estável, empresas, imóveis rurais, aplicações financeiras e outras situações particulares.

Além dos documentos pessoais e patrimoniais, também serão necessários os documentos relacionados à representação jurídica, como a procuração ao advogado, de acordo com a modalidade e as características do procedimento.

No inventário extrajudicial, a regulamentação do Conselho Nacional de Justiça estabelece documentação para a lavratura da escritura pública, incluindo certidão de óbito, documentos de identificação, comprovação do parentesco e documentos relativos aos bens e direitos.

Documentos da pessoa falecida

Entre os principais documentos relacionados à pessoa falecida estão:

• certidão de óbito;

• documento oficial de identidade;

• CPF;

• certidão de nascimento ou casamento, conforme o estado civil;

• pacto antenupcial, quando houver;

• documentos relacionados à união estável, quando for o caso;

• informações e documentos relativos a eventual testamento.

A certidão de óbito é um documento fundamental. No inventário judicial, o próprio Código de Processo Civil determina que o requerimento de abertura do inventário seja instruído com ela.

Dependendo do caso e da modalidade escolhida para o inventário, outras certidões e documentos poderão ser necessários.

Quais documentos são necessários dos herdeiros?

Também é necessário identificar corretamente todas as pessoas que participarão da sucessão.

Normalmente, são utilizados documentos como:

• documento oficial de identidade;

• CPF;

• certidão de nascimento;

• certidão de casamento, se casado;

• documentos relacionados ao divórcio, quando relevantes;

• pacto antenupcial, quando houver;

• informações sobre profissão, estado civil e endereço.

A documentação do cônjuge ou companheiro sobrevivente também é relevante, especialmente porque o regime de bens e a situação patrimonial do casal podem influenciar a definição da meação e da herança.

Em determinadas situações, pode ser necessário apresentar documentação adicional para comprovar o vínculo familiar ou a existência de união estável.

Quais documentos são necessários para incluir um imóvel no inventário?

Quando existem imóveis, é necessário comprovar sua titularidade e identificá-los adequadamente.

Entre os documentos que podem ser utilizados estão:

• matrícula atualizada do imóvel;

• escritura ou outro título aquisitivo, quando pertinente;

• informações cadastrais do imóvel;

• documentos relacionados ao IPTU, no caso de imóvel urbano;

• documentos relativos a eventuais ônus ou direitos incidentes sobre o bem.

A matrícula do imóvel merece atenção especial, pois permite verificar quem figura como proprietário e se existem registros ou averbações relevantes.

Também é importante conferir se a situação registral corresponde à situação encontrada pela família. Divergências na descrição, titularidade ou regularidade do imóvel podem exigir providências específicas durante ou após o inventário.

E se o imóvel for rural?

Imóveis rurais possuem documentação própria.

Além da matrícula, podem ser necessários, conforme o caso, documentos cadastrais e fiscais específicos.

No inventário extrajudicial, por exemplo, a regulamentação do CNJ prevê a apresentação do Certificado de Cadastro de Imóvel Rural (CCIR) quando houver imóvel rural a ser partilhado.

As características e a situação jurídica do imóvel devem ser verificadas para identificar a documentação efetivamente necessária.

Quais documentos são necessários para veículos?

Quando a pessoa falecida deixou automóveis, motocicletas ou outros veículos, devem ser reunidos documentos e informações que permitam identificar:

• o veículo;

• sua titularidade;

• suas características;

• seu valor;

• eventuais restrições existentes.

A documentação necessária pode variar conforme o veículo e as providências necessárias para sua posterior transferência aos herdeiros.

Como comprovar contas bancárias e investimentos?

Contas bancárias, aplicações financeiras, ações e outros investimentos também podem integrar o patrimônio transmitido aos herdeiros.

Podem ser necessários:

• extratos bancários;

• informes de rendimentos;

• extratos de investimentos;

• documentos emitidos pela instituição financeira;

• informações sobre ações, fundos e outros ativos financeiros.

O objetivo é identificar quais ativos pertenciam à pessoa falecida e qual era a posição patrimonial relevante para o inventário.

Quando a família sabe que existe determinado investimento, mas não dispõe de toda a documentação, isso não significa necessariamente que o inventário não possa ser iniciado. A forma de obtenção das informações dependerá das circunstâncias do caso.

E se a pessoa falecida possuía empresa ou quotas sociais?

Quando o falecido era empresário ou possuía participação em uma sociedade, a documentação tende a ser mais específica.

Podem ser necessários, entre outros:

• contrato social e alterações contratuais;

• estatuto social, conforme o tipo societário;

• documentos que demonstrem a participação societária;

• balanços patrimoniais;

• demonstrações contábeis;

• documentos necessários à avaliação das quotas ou ações.

A existência de uma empresa exige análise própria porque é necessário distinguir o patrimônio pertencente à pessoa jurídica da participação societária pertencente ao falecido.

No inventário judicial, o Código de Processo Civil determina que as primeiras declarações indiquem ações, quotas e títulos de sociedades existentes no patrimônio. Dependendo da situação, também pode ser necessária a avaliação da participação societária ou a apuração de haveres.

No Rio Grande do Sul, a declaração do ITCD também pode exigir documentação contábil e societária específica quando a transmissão envolve quotas ou ações de sociedades de capital fechado.

Dívidas também precisam ser documentadas?

Sim. O levantamento inicial não deve se limitar aos bens.

É importante identificar também as obrigações deixadas pela pessoa falecida, pois as dívidas do espólio podem repercutir sobre o patrimônio que será partilhado.

Conforme o caso, podem ser relevantes:

• contratos;

• financiamentos;

• empréstimos;

• boletos;

• demonstrativos de saldo;

• documentos relacionados a dívidas tributárias;

• comprovantes de créditos que a pessoa falecida possuía contra terceiros.

O Código de Processo Civil prevê que, no inventário judicial, as primeiras declarações indiquem as dívidas ativas e passivas, sua origem e os respectivos credores e devedores.

É necessário apresentar a declaração de Imposto de Renda do falecido?

A declaração de Imposto de Renda pode ser um documento bastante útil para o levantamento inicial do patrimônio, pois pode conter informações sobre imóveis, veículos, contas, investimentos, participações societárias, créditos e dívidas.

Ela, entretanto, não substitui os documentos que comprovam a propriedade ou a existência dos bens e não deve ser tratada como documento obrigatoriamente exigido da mesma forma em todo inventário.

Um imóvel declarado no Imposto de Renda, por exemplo, deve ter sua situação registral verificada. Da mesma forma, valores declarados em contas ou investimentos podem exigir confirmação junto às respectivas instituições.

Por isso, a declaração pode funcionar como importante ponto de partida para conferir se todos os bens conhecidos foram identificados.

Quais documentos são necessários quando existe testamento?

A existência de testamento deve ser informada e pode exigir documentação e providências específicas.

No inventário judicial, o Código de Processo Civil determina que o inventariante junte aos autos a certidão do testamento, se houver.

A existência de testamento também não significa, por si só, que todo inventário necessariamente tenha de permanecer na via judicial. A regulamentação do Conselho Nacional de Justiça admite, em determinadas hipóteses e mediante requisitos específicos, a realização de inventário extrajudicial mesmo quando existe testamento.

Por isso, a existência e a situação jurídica do testamento devem ser examinadas antes da definição do procedimento adequado.

Os documentos são os mesmos no inventário judicial e extrajudicial?

Não exatamente. Existe uma documentação básica comum às duas modalidades, mas as exigências podem variar conforme o inventário seja judicial ou extrajudicial e de acordo com as características do caso.

No inventário judicial, os documentos serão apresentados no processo e poderão surgir determinações específicas do juízo conforme as características da sucessão.

No inventário extrajudicial, além da legislação aplicável, devem ser observadas as normas notariais e as exigências relacionadas à escritura pública.

A regulamentação do CNJ prevê para a escritura de inventário e partilha documentos como certidão de óbito, identificação e CPF das partes e do falecido, documentos comprobatórios do parentesco, certidões relativas ao estado civil e documentos que comprovem a propriedade dos bens imóveis, móveis e direitos.

Quais documentos podem ser necessários para o ITCD no Rio Grande do Sul?

No Rio Grande do Sul, o inventário também envolve a apuração do Imposto sobre a Transmissão Causa Mortis e Doação (ITCD).

A documentação necessária para a declaração do imposto varia conforme os bens e direitos que integram a transmissão.

Para determinados ativos, podem ser solicitados documentos específicos. Em contas bancárias e aplicações financeiras, por exemplo, podem ser necessários extratos comprobatórios. Quando existem quotas de sociedades de capital fechado, a documentação pode incluir contrato social ou estatuto, balanços patrimoniais, demonstrações contábeis e outros elementos necessários à avaliação.

Portanto, além dos documentos necessários ao inventário propriamente dito, é preciso verificar quais documentos serão necessários para a declaração, avaliação dos bens e apuração do ITCD.

Preciso ter todos os documentos antes de procurar um advogado?

Não necessariamente.

É recomendável reunir tudo o que já estiver disponível, mas não é preciso esperar que cada documento esteja em mãos para realizar uma análise inicial do inventário.

Essa análise pode justamente ajudar a identificar:

• quem são os herdeiros;

• quais bens precisam ser inventariados;

• quais documentos já estão disponíveis;

• quais documentos ainda precisam ser obtidos;

• se existem problemas registrais ou patrimoniais;

• quais providências deverão ser adotadas;

• se o caso pode seguir pela via extrajudicial ou se deverá ser conduzido judicialmente.

Isso evita a busca por documentos que eventualmente não sejam necessários e permite organizar o procedimento de acordo com as características da sucessão.

O que fazer se algum documento estiver faltando?

A falta de um documento não significa necessariamente que seja impossível realizar o inventário.

Primeiro, é preciso identificar qual documento está faltando e para que ele é necessário.

Certidões civis podem ser obtidas perante os respectivos registros. Matrículas e certidões imobiliárias podem ser solicitadas ao Registro de Imóveis competente. Informações bancárias, empresariais e fiscais seguem procedimentos próprios.

Há situações mais complexas em que a dificuldade não está simplesmente na falta do documento, mas na própria identificação ou regularização do bem.

Por exemplo: o falecido pode ter adquirido um imóvel que ainda não esteja registrado em seu nome, pode existir divergência documental sobre determinado patrimônio ou os herdeiros podem desconhecer a extensão exata dos bens deixados.

Nessas situações, é necessário analisar o problema antes de definir a providência adequada.

Checklist de documentos para inventário

A relação abaixo funciona como orientação inicial. Isso não significa que todos esses documentos serão exigidos em todos os inventários nem que outros documentos não possam ser necessários de acordo com o caso.

Documentos da pessoa falecida

• certidão de óbito;

• documento de identidade e CPF;

• certidão de casamento ou nascimento;

• pacto antenupcial, se houver;

• documentos relativos à união estável, quando aplicável;

• informações sobre eventual testamento;

• última declaração de Imposto de Renda disponível, quando pertinente.

Documentos dos herdeiros, cônjuge ou companheiro

• documento de identidade e CPF;

• certidões de nascimento ou casamento;

• pacto antenupcial, quando houver;

• informações de endereço e estado civil;

• documentos necessários à comprovação do vínculo familiar, conforme o caso.

Documentos dos bens e direitos

• matrículas e documentos dos imóveis;

• documentos de veículos;

• extratos bancários;

• comprovantes de aplicações e investimentos;

• documentos de créditos e outros direitos;

• documentos relativos a quotas ou ações de empresas;

• documentação específica de imóveis rurais, quando houver.

Documentos das dívidas e obrigações

• contratos de financiamento;

• empréstimos;

• documentos de dívidas;

• obrigações tributárias;

• outros documentos relacionados ao passivo do espólio.

Esse checklist serve como ponto de partida. A documentação necessária deve ser definida de acordo com a composição do patrimônio e as particularidades de cada inventário.

Organizar os documentos é uma das primeiras etapas do inventário

A organização documental permite identificar corretamente os herdeiros, levantar o patrimônio, verificar eventuais dívidas e definir as providências necessárias para a partilha.

Mais do que simplesmente reunir certidões, essa etapa serve para formar uma visão completa da sucessão.

Quando existem imóveis com problemas registrais, empresas, quotas sociais, testamento, união estável, herdeiros menores ou outros elementos particulares, a documentação necessária pode ser mais ampla e exigir análise específica.

Por isso, o primeiro passo pode ser reunir os documentos já disponíveis e realizar uma análise inicial do caso para identificar o que ainda será necessário antes de avançar com o inventário.

Para entender as demais etapas do procedimento, veja também Como Fazer um Inventário? Passo a Passo, Documentos e Custos.

Precisa fazer um inventário?

Cada inventário possui características próprias, e a documentação necessária depende dos herdeiros, dos bens existentes e da modalidade de procedimento adequada ao caso.

A análise inicial da documentação permite identificar as providências necessárias e organizar o inventário de acordo com as particularidades da sucessão.